Лучшая сумка для выставки — это не самая большая сумка-тоут, не самый дешевый вариант по цене за единицу и не модель с самой большой площадью для логотипа. Это сумка, в которую поместится весь запланированный комплект для мероприятия, которая останется удобной в обращении во время доставки и даст команде приемки достаточно времени для утверждения, упаковки и доставки заказа.
Начните с содержимого. Соберите вместе брошюру, папку, блокнот, образцы, бутылку, зарядное устройство и предметы от спонсоров. Запишите их внешние размеры, общий вес и порядок упаковки. Затем выберите подходящие размеры пакета, отверстие, ручки, материал и место для логотипа вокруг собранного комплекта.
Такой подход превращает широкий поиск рекламной продукции в рабочий бриф по изготовлению фирменных сумок. Он также выявляет проблемы до начала массового производства: папка, которая гнется у отверстия, бутылка, которая опрокидывается и задевает панель с логотипом, ручки, слишком короткие для загруженной сумки, или коробки, не соответствующие плану приемки.
Сначала определите задачу распределения.
Пакет, выдаваемый на выставочном стенде, выполняет другую функцию, чем пакет для регистрации на конференции. Для одного и того же мероприятия может потребоваться несколько вариантов таких пакетов.
Регистрационные комплекты
Регистрационный пакет можно собрать до прибытия участников. В него могут входить программа мероприятия, материалы для бейджей, блокнот, рекламные материалы спонсоров и мелкие аксессуары. Быстрая упаковка и легкий доступ к содержимому могут быть важнее, чем сложность содержимого.
Покупатель должен уточнить, кто занимается упаковкой, где она происходит и нужно ли хранить заполненные пакеты до мероприятия. Пустые сумки можно складывать в плоскую стопку, в то время как для собранных комплектов может потребоваться гораздо больше места.
Подарки для участников стенда
Раздача сувениров на стенде может начаться с одного образца продукции или брошюры, а затем посетители могут получить другие предметы по мере продвижения по залу. Пакет должен быть удобным для передачи и открытия, не замедляя работу персонала стенда.
Нечеткое указание, например, «большая сумка для выставки», не определяет суть этой работы. Необходимо указать, какие предметы размещаются внутри сумки на стенде, нужно ли посетителям добавлять в нее дополнительные материалы и как долго они могут нести сумку.
VIP-наборы, наборы для докладчиков или клиентов.
Небольшая группа получателей может получить более структурированный пакет с документами, электронными аксессуарами или выбранными подарками. В этом случае организация, оформление и упаковка могут быть важнее, чем самая низкая стоимость единицы товара.
Не следует предполагать, что добавление карманов автоматически улучшит сумку. Для каждого кармана необходимо определить предмет и задачу доступа к нему. Неиспользуемая организация может привести к появлению множества ненужных изменений и примеров, не принося пользы получателю.
Программы для персонала и программы, реализуемые в нескольких местах
В сумках персонала может потребоваться разделение вещей по признаку личности, документов и личных вещей. Программа, проводимая в нескольких местах, также требует четкого распределения по пунктам назначения.
Если один и тот же мешок будет использоваться в разных местах, перед массовой упаковкой необходимо зафиксировать количество, этикетки на коробках, маркировку для отправки и контактные данные получателя. Спецификация мешка и план доставки не должны рассматриваться как несвязанные задачи.
Соберите полный комплект для мероприятия, прежде чем выбирать сумку.
Создайте один физический комплект для каждого запланированного товара. Если готовые изделия недоступны, используйте реалистичные заменители с теми же внешними размерами и приблизительным весом.
Записывать:
- Название товара и количество
- Длина, ширина и толщина
- Приблизительный вес
- Способен ли предмет сгибаться или сжиматься
- Необходимо ли его вертикальное положение
- Наличие края, крышки или поверхности, которые могут оставить следы на сумке.
- Нужен ли быстрый доступ?
- Будет ли в ходе мероприятия собраны дополнительные материалы?
- Независимо от того, где упакован комплект — на заводе, в офисе, в пункте выполнения заказов или на месте проведения мероприятия — это может быть заводская упаковка, офисная упаковка, пункт комплектации или само мероприятие.
Разложите предметы в том порядке, в котором они будут помещены в сумку. Плоский органайзер может определить необходимую ширину и высоту. Образец в коробке может определить глубину. Для бутылки может потребоваться устойчивое основание или отдельная точка опоры. Зарядное устройство может создать небольшую, но плотную нагрузку возле шва.
Не копируйте стандартный размер сумки конкурента, не проверив комплект. Опубликованные диапазоны размеров могут помочь покупателю понять рынок, но они не гарантируют, что материалы для конкретного мероприятия подойдут или будут удобны в переноске.
Переведите содержимое в структуру пакета.
Одних только внешних размеров недостаточно для определения полезного объема. Швы, окантовка, складки, подкладка, застежки и то, как сумка деформируется под нагрузкой, могут уменьшить доступное внутреннее пространство.
Полезная ширина, высота и глубина
Начните с самого крупного жесткого или полужесткого предмета. Оставьте достаточно полезной ширины и высоты, чтобы он мог пройти через отверстие, не сгибаясь. Затем проверьте общую толщину стопки и решите, нужна ли глубина мешка сбоку, снизу или с обеих сторон.
Плоская сумка может вместить документы, но деформируется от наличия образцов в коробках. Более глубокая сумка может вместить больший объем, но может показаться громоздкой, если содержимое не заполняет дно. Рассмотрите форму сумки в загруженном состоянии, а не полагайтесь на номинальные размеры как на исчерпывающий ответ.
Открытие и закрытие
Открытый верх позволяет быстро упаковывать регистрационные комплекты и распределять товары по стендам. Для большей надежности можно рассмотреть вариант с застежкой-молнией, клапаном или другим способом закрытия. Выбор подходящего способа зависит от частоты доступа, формы отверстия и загружаемого содержимого.
Проверьте, не цепляются ли папки за отверстие, не закрывает ли защелка бутылку или коробку и остается ли отверстие полностью пригодным для использования после упаковки пакета.
Ручки и ремни
Высота ручек влияет на то, как сумку носят и передают. Короткие ручки могут подойти для ношения в руке, а более длинные — для ношения на плече. Правильный выбор также зависит от высоты сумки, предполагаемой одежды, груза и мероприятия.
Место крепления ручки имеет такое же значение, как и длина ручки. Сумку следует осмотреть с реальным содержимым, чтобы покупатель мог увидеть, не сужает ли положение ручки отверстие сумки, не наклоняет ли сумку и не искажает ли логотип.
Для принятия детального решения по выбору ремней покупатели могут ознакомиться с описанием текстильных ремней и требованиями к их креплению .
Карманы и разделители
Добавляйте карман только в том случае, если он имеет конкретное назначение. Карман для бейджа, разделитель для документов или отделение для бутылки могут быть полезны для конкретной программы. Его размеры, расположение и отверстие должны соответствовать назначению предмета.
Внутренние элементы не должны перекрывать основное отверстие или уменьшать пространство, необходимое для основного комплекта для мероприятия. Если карман виден снаружи, проверьте, как его шов и форма в нагруженном состоянии влияют на область нанесения логотипа.
Выберите материал и конструкцию из программы.
Выбор материала должен соответствовать назначению, предполагаемому оформлению, нагрузке, способу нанесения логотипа, требованиям заказа и технологичности производства. Не существует универсального лучшего материала для всех выставочных сумок.
Для масштабных краткосрочных мероприятий подойдут легкие тканые или нетканые материалы. Полиэстер можно рассмотреть, если для проекта требуется сшитая тканевая сумка с определенной структурой или отделкой. Холст может подойти для сумки-тоут, которая должна быть более плотной на ощупь и иметь другое визуальное расположение. Точные сорта, плотность, покрытия и цвета еще должны быть подтверждены проектом.
При выборе материала для сумок на заказ покупатели могут ознакомиться с различными типами брезентовой ткани, прежде чем утвердить направление использования.
При принятии решений в строительстве следует руководствоваться поставленной задачей по определению нагрузки и несущей способности. Обзор:
- Материал основной панели и любая подкладка
- Глубина основания и боков
- Материал ручки или ремня
- Область крепления ручки
- Открытие и закрытие
- Швы карманов
- Обработка краев и окантовка
- Локальное усиление вокруг точек ожидаемого напряжения
- Расположение логотипа и прилегающие швы
Не следует преобразовывать обычные методы отбора проб в утверждение о фиксированной грузоподъемности. Если для проекта необходимы формальные результаты испытаний, метод испытаний, условия нагрузки, количество проб и правила приемки следует определять отдельно.
Спланируйте зону брендирования с учетом структуры сумок.
Большая пустая панель на чертеже может не оставаться ровной после добавления карманов, швов, складок и содержимого. Проверьте область для логотипа на фактической конструкции сумки.
Подготовьте файл с изображением и запишите его:
- Окончательный вариант логотипа или дизайна рекламной кампании.
- Предполагаемые размеры
- Положение и ориентация
- Цветовое направление
- Необходимый контраст
- Расстояние от швов, карманов и края сумки
- Независимо от того, нанесен ли на сумку один логотип или представлен совместный брендинг.
- Метод декорирования для оценки
- Номер разрешения на производство
Печать и вышивка ведут себя по-разному в зависимости от материала, рисунка и конструкции. Покупатели могут сравнить печать и вышивку на сумках-шопперах, уже зная материал сумки и направление рисунка.
При размещении логотипов спонсоров и участников выставки не следует предполагать, что оба знака просто нужно увеличить, чтобы заполнить всю панель. Определите иерархию, расстояние между ними и расстояние просмотра. Если используются две стороны, укажите, какой макет должен быть на каждой стороне, и четко обозначьте ориентацию на макете.
Утвержденный макет должен отображать орфографию, пропорции, расположение и направление цвета. Затем его следует еще раз проверить на физическом образце, поскольку плоский цифровой макет не может отобразить все взаимодействия с текстурой, швами и формой под нагрузкой.
Просмотрите пустой и загруженный образец
Пустой пакет полезен для проверки качества изготовления и размеров. Однако он не может гарантировать, что набор для мероприятия поместится, останется доступным или будет переноситься так, как задумано.
Обзор Empty-Bag
Сравните образец с подтвержденным чертежом, ссылкой на материал и эскизом. Проверьте:
- Габаритные размеры и форма сумки
- Ширина и направление проема
- Конструкция основания и боковых стенок
- Длина, положение и крепление рукоятки
- Размер и расположение кармана
- Выравнивание закрытия, где это применимо.
- Швы, окантовка и видимая отделка
- Размер, положение, ориентация и читаемость логотипа.
- Направление упаковки единицы
Обзор Loaded-Bag
Загрузите весь комплект оборудования для мероприятия в запланированном порядке. Затем проверьте следующее:
- Самый крупный предмет проходит через отверстие.
- Документы остаются в приемлемо плоском положении.
- Предметы в коробках или жесткие изделия располагаются в заданном положении.
- Сумка стоит, складывается или висит так, как и положено.
- Рукоятки остаются удобными для предполагаемого способа переноски.
- В местах крепления рукоятки наблюдаются видимые искажения.
- Карманы остаются доступными
- Застежка-молния, клапан или другой элемент застежки работает без помех.
- Логотип остается видимым и имеет приемлемую форму.
- Дополнительные материалы для участников по-прежнему будут доступны в запланированном месте.
- Упакованный пакет соответствует схеме упаковки в отдельные единицы и картонные коробки.
Для более широкого круга вопросов, требующих одобрения, перед началом массового производства необходимо проверить загруженный образец .
Открытие, закрытие, подъем и переноска образца могут выявить помехи, дисбаланс или явные искажения. Эти наблюдения не доказывают срок службы, заявленную грузоподъемность, износостойкость или долговечность. Для официальных заявлений требуется согласованный метод и зафиксированный результат.
Начиная с требуемой даты, имеющейся на руках, двигайтесь в обратном порядке.
Дата мероприятия — не единственный фактор, влияющий на планирование. Полезным крайним сроком является дата и место, когда покупатель должен получить товар, соответствующий его условиям.
Проследите за этапами проекта в обратном порядке:
- Место проведения или дата получения заказа
- Транзитные перевозки и обработка грузов в пункте назначения.
- Окончательная проверка и упаковка в больших объемах.
- Массовое производство
- Утвержденный образец и письменное разрешение.
- Разработка образцов и возможная корректировка
- Подтверждение материала, цвета и макета.
- Анализ предложений и проектов
- Первоначальный запрос коммерческого предложения с комплектом материалов для мероприятия и требованиями к доставке.
Не стоит полагаться на универсальное правило, например, «заказывайте за несколько недель». График производства зависит от конструкции сумки, материалов, дизайна, количества, статуса утверждения, упаковки, места назначения и способа доставки. Уточните действующий план производства и доставки для конкретного заказа.
Внесение изменений в макет на позднем этапе может повлиять не только на печать. Перемещение логотипа может привести к конфликту с карманом или швом. Изменение содержимого комплекта может повлиять на глубину пакета, образец и план упаковки. Рассматривайте утверждение требований как реальный этап проекта.
Укажите требования к упаковке и доставке.
Заказы, размещенные на выставках, часто срываются на этапе окончательной передачи, поскольку инструкции по продукту и логистике были разделены слишком рано.
Определять:
- Индивидуальная полиэтиленовая упаковка, защитная пленка или другая упаковка в виде единицы товара.
- Независимо от того, прибудут ли сумки пустыми или уже упакованными материалами для мероприятия.
- Требования к штрих-коду, этикетке продукта или инструкционной карточке
- Количество в одной картонной коробке
- Картонные этикетки и маркировка для отправки
- Пункт назначения и принимающий контакт
- Доставка в одно или несколько мест
- Количество, выделенное для каждого места проведения мероприятия или пункта выполнения заказа.
- Любая внутренняя сортировка по мероприятию, отделу, спонсору или группе участников.
Для каждого заказа необходимо подтвердить точные размеры коробки, ее вес и количество упакованных товаров. В накладной может быть указано, что было подготовлено или отправлено, но сама по себе она не доказывает своевременную доставку или принятие получателем товара.
Если собранные комплекты комплектуются после доставки, убедитесь, что у принимающей команды достаточно места и времени. Пакет, который эффективно транспортируется в пустом виде, может занимать гораздо больше места после упаковки.
Превратите принятые решения в запрос предложений (RFQ).
В запросе на коммерческое предложение должно быть четко указано:
- Тип и распределение событий
- Требуемая дата получения и место назначения
- Целевое количество и число версий
- Полный список содержимого
- Габариты и приблизительный вес полного комплекта.
- Ожидается увеличение вместимости для сбора материалов.
- Формат сумки и предполагаемый способ переноски
- Требуемые рабочие размеры
- Направление открытия и закрытия
- Выбор материала и цвета
- Требования к ручке или ремню
- Карманы, разделители или специальные точки крепления
- Графическое оформление логотипа: размер, расположение и цветовая гамма.
- Варианты оформления совместным брендингом (где применимо)
- Требования к образцам и утверждению
- Требования к упаковке отдельных единиц товара, маркировке коробок и отгрузочной маркировке.
- При необходимости распределение по нескольким локациям
- Любые критерии тестирования или приемки, специфичные для данного проекта.
Покупатели могут превратить комплект материалов для мероприятия в техническое задание на разработку дизайна сумки, прежде чем запрашивать у поставщиков ценовое предложение.
Избегайте таких указаний, как «премиальный материал», «прочная ручка», «стандартный выставочный размер» или «быстрая доставка». Они оставляют поставщика в догадках. Вместо этого опишите реальное содержимое, назначение, макет и дату.
Как компания Pengtour оценивает проекты выставочных сумок
Для соответствующих проектов по пошиву функциональных сумок на заказ компания Pengtour может рассмотреть комплект материалов для мероприятия, а также предполагаемый размер сумки, размер отверстия, направление материала, ручки, карманы, логотип, образец, упаковку и требования к доставке.
Точная конструкция, материал, метод декорирования, минимальный объем заказа и сроки зависят от подтвержденного проекта. Не каждый вариант подходит для каждой сумки или произведения искусства.
Проверка может начаться со списка содержимого, размеров изделия, приблизительного веса в загруженном состоянии, эталонных изображений, макета, целевого количества, плана упаковки и требуемой даты получения. Затем образец может быть проверен на соответствие подтвержденным требованиям, включая посадку в загруженном состоянии, отверстие, положение ручки, размещение логотипа и направление упаковки.
Утвержденный физический образец и письменная спецификация должны использоваться вместе в качестве производственных эталонов. При проведении проверок качества, специфичных для конкретного проекта, могут сравниваться материалы, размеры, внешний вид, швы, ручки, ремни, карманы, логотип, функциональность и упаковка с утвержденными требованиями.
Для обсуждения программы мероприятия отправьте комплект материалов и требования к доставке на рассмотрение . Укажите полное содержимое, необходимую дату, место назначения, количество, макет и план упаковки.
Часто задаваемые вопросы о выборе выставочных сумок
Какой размер выставочной сумки следует заказать покупателю?
Выберите подходящие размеры, исходя из самого крупного элемента оборудования, толщины стопки, размера отверстия и планируемой дополнительной вместимости. Не полагайтесь на универсальный размер контейнера. По возможности протестируйте физический образец с полным комплектом.
За сколько времени до начала выставки следует заказывать фирменные выставочные сумки?
Для каждого проекта нет единого срока выполнения. Начиная с требуемой даты получения, отсчитайте время до подтверждения требований, составления сметы, отбора образцов, утверждения, производства, контроля качества, упаковки и транспортировки. Фактический график работ, количества и места назначения согласуйте с поставщиком.
Следует ли проводить тестирование материалов, используемых на мероприятии, внутри пакета для образцов?
Да. Проверка под нагрузкой показывает, проходят ли папки через отверстие, правильно ли располагаются жесткие предметы, выдерживают ли ручки запланированную нагрузку и остается ли логотип в приемлемом состоянии. Эта практическая проверка не заменяет собой формальное испытание на нагрузку или прочность.
Можно ли разместить в одной выставочной сумке логотипы как участника выставки, так и спонсора?
Возможно, если имеющиеся поверхности, размеры изображения, способ нанесения рисунка и структура сумки позволяют использовать выбранный макет. Определите, какой логотип будет располагаться с каждой стороны или как знаки будут находиться на одной панели, затем утвердите макет и физический образец.
Основные выводы
- Начните с полного комплекта для мероприятия, а не со стандартного размера сумки.
- Определите задачу распределения, прежде чем выбирать формат пакета.
- Преобразуйте габариты и вес предмета в удобные размеры сумки, размеры отверстия и требования к переноске.
- Выбирайте материалы и методы строительства в рамках программы, а не на основе универсального рейтинга.
- Утвердите логотип на реальном объекте и загруженном образце.
- Начните расчеты в обратном порядке, исходя из требуемой даты получения товара, не предполагая фиксированного времени выполнения заказа.
- В запросе предложений укажите информацию об упаковке, этикетках на коробках, маркировке для отправки и месте назначения.
- Отделяйте обычные выборочные наблюдения от формального тестирования производительности.