Lista de verificação para embalagens personalizadas: 12 campos a confirmar antes de solicitar um orçamento.

Na maioria dos projetos de bolsas personalizadas, a embalagem é definida apenas na última etapa. A bolsa é amostrada, o preço é acordado e, então, alguém pergunta como as unidades devem ser embaladas. Nesse ponto, a resposta geralmente é a embalagem padrão que a fábrica já utiliza, e qualquer alteração nesse padrão se transforma em uma mudança no pedido já confirmado.

A ordem que evita isso é curta. Decida para onde as embalagens serão enviadas, escolha um nível de embalagem por SKU, escreva a especificação da embalagem unitária, defina quem detém os dados impressos no rótulo, planeje as caixas e, em seguida, aprove uma amostra embalada, feita com embalagens reais já prontas. Essas decisões geram os doze campos no final desta página. Ignore qualquer um deles e a lacuna será preenchida por alguém que nunca viu seu canal de distribuição.

Comece pelo destino, não pela mala.

Quatro destinos se comportam de maneira diferente e puxam a mesma mala em quatro direções diferentes.

Um importador de grandes quantidades leva caixas de papelão para um armazém e as desmembra para seus próprios clientes. Normalmente, ele precisa de um saco protetor por unidade, uma caixa de papelão identificada e pouco mais.

Uma operação de logística recebe caixas e envia unidades individuais. Ela precisa de uma unidade que um operador possa levantar e etiquetar sem precisar abri-la, o que significa uma etiqueta legível por scanner na parte externa e uma embalagem resistente ao manuseio.

Uma prateleira de loja precisa de um código de barras que o caixa possa ler e de uma unidade que possa ser colocada na prateleira sem montagem. Normalmente, isso significa uma caixa impressa ou um cabeçalho, além de um tamanho que se ajuste à profundidade da prateleira.

Um evento ou programa de distribuição de brindes distribui os itens para destinatários específicos. Para isso, são necessárias unidades agrupadas por destinatário e caixas que possam ser abertas e contadas sem a necessidade de reembalagem.

O erro mais comum é descrever a embalagem em três parágrafos e o destino em quatro palavras. "Para o varejo nos EUA" não é uma descrição adequada do destino. As perguntas que geram uma resposta útil são mais específicas: quem abre a caixa, as unidades são reenviadas individualmente, a unidade será escaneada e algo é descartado antes que o cliente final veja o produto? Anote essas respostas e, em seguida, adicione as informações sobre a embalagem ao briefing de design da embalagem personalizada, para que a embalagem esteja integrada às especificações do produto, em vez de ser incluída após a aprovação.

Escolha o nível de embalagem antes de comparar preços.

Os preços unitários de dois níveis diferentes não são comparáveis. Um sachê embalado a granel e um sachê embalado em caixa são produtos diferentes, com frete, manuseio e linha de embalagem distintos. Compará-los item por item é a maneira como um projeto define o preço e renegocia o escopo duas semanas depois.

Uma frase merece mais questionamento do que aceno de cabeça: embalagem padrão para exportação. Ela descreve um ponto de partida, não uma especificação. Pergunte o que realmente está dentro da embalagem. Qual o material do saco, se há algum revestimento, se há etiqueta, o que está impresso na caixa e se a embalagem é lacrada. Uma fábrica que responde detalhadamente possui uma especificação. Uma fábrica que repete a frase possui um padrão.

Redija a especificação da embalagem unitária.

Seis linhas fazem a maior parte do trabalho: dobrado ou plano, qual painel fica para fora, onde fica a proteção, o que fica dentro e o que fica fora da bolsa, as dimensões fechadas de uma unidade e como a mochila é fechada.

Dobrar a mala não é uma questão de preferência de embalagem. Uma mala estruturada, com base firme e reforço, irá amassar na base se for comprimida durante um longo transporte marítimo. Uma bolsa macia, por outro lado, dobra-se da mesma forma sem deixar marcas. Ferragens armazenadas em contato com tecido revestido por seis semanas podem deixar marcas de pressão, portanto, precisam de proteção ou de um local específico. Uma etiqueta presa à alça é visível antes da mala ser aberta, enquanto a mesma etiqueta colocada no interior só é encontrada depois. A localização da etiqueta deve constar nas especificações, não em uma mensagem para a linha de embalagem.

Os compradores da cadeia de suprimentos geralmente não percebem a diferença entre a unidade fechada e o pagamento. As dimensões da unidade fechada determinam quantas unidades cabem em uma caixa. O número de unidades por caixa determina a quantidade de caixas. A quantidade de caixas determina o volume do frete e o custo do armazém. Vinte milímetros a mais na espessura da unidade, multiplicados por alguns milhares de peças, resultam em uma caixa extra na lista de carregamento.

Controle os dados no rótulo e na arte gráfica.

Divida a responsabilidade em duas e a maioria das discussões acaba.

O comprador detém os dados: o número do código de barras registrado para aquele SKU específico, a redação exigida pelo mercado, avisos, composição ou instruções de uso, quando aplicável, traduções e se o rótulo varia de acordo com o canal de distribuição.

A fábrica é responsável pela aplicação: posicionamento, tamanho, material, método de impressão e por garantir que a etiqueta permaneça fixada durante o transporte.

Uma fábrica pode imprimir o que você envia. Ela não pode confirmar se o seu código de barras está registrado para o produto correto, nem se a sua redação atende às normas do mercado em que você vende. Essas são decisões do comprador ou do consultor de conformidade do comprador. Um fornecedor que se oferece para garantir isso está oferecendo algo que não controla.

Nomeie os arquivos de forma que a linha de embalagem possa diferenciá-los. Inclua o produto, o mercado, o idioma e a revisão no nome do arquivo. A mesma etiqueta para uma embalagem vendida em dois idiomas representa duas versões, e um arquivo chamado hangtag-final-final.pdf é uma versão que ninguém pode auditar. Envie um arquivo por versão, com a revisão escrita dentro dele.

Planeje a caixa master e a alocação.

Os campos da caixa são curtos e cada um deles é confirmado por pedido: unidades por caixa, dimensões da caixa, peso da caixa, conteúdo e posição da marca da caixa, se as caixas contêm um ou vários SKUs, o padrão de paletização e o destino.

As dimensões exatas da caixa, o peso da caixa e a quantidade de embalagem são confirmados para cada pedido, e não são valores fixos. Qualquer valor cotado antes dessas informações ser definido é uma estimativa, e estimativas sobre o peso da caixa são diretamente consideradas no cálculo do frete.

Em seguida, crie a planilha de alocação: SKU por cor por destino, com a contagem de caixas em cada célula. Sem ela, uma remessa chega com quarenta caixas de uma cor e três de outra, ou caixas que misturam duas cores porque ninguém disse que não era permitido. Se caixas com cores misturadas forem permitidas, a etiqueta da caixa deve indicar isso; caso contrário, o armazém de recebimento abre todas as caixas para verificar.

Uma observação sobre custos que cabe aqui, e não na seção de preços: uma caixa ocupa mais espaço. Quando o volume de frete é limitado, compare uma unidade protegida em um saco e caixa de papelão com uma unidade em uma caixa antes de fechar negócio, pois a caixa pode custar mais em espaço do que em material.

Aprove uma amostra embalada, não uma foto da embalagem.

Uma amostra embalada utiliza sacos reais já prontos e o conjunto completo de componentes, uma amostra por versão de embalagem. Um saco vazio com uma etiqueta sobreposto serve como painel de inspiração.

Verifique a amostra na ordem em que a linha de embalagem funcionará. Primeiro, confira o conteúdo e a orientação, abrindo e fechando a embalagem manualmente uma vez. Em seguida, faça a dobra especificada, com o painel indicado voltado para fora. Depois, aplique a proteção nos pontos indicados, e não em qualquer lugar dentro da embalagem. Por fim, posicione a etiqueta e o marcador de preço de acordo com o desenho e leia o código de barras com um leitor, em vez de apenas visualmente. Por último, marque a caixa de acordo com o destino e conte as caixas de acordo com a folha de alocação.

Registre fotografias de cada versão, a ficha técnica com sua revisão e uma aprovação por escrito. As fotografias são material de apoio. Elas não substituem a especificação escrita, pois uma foto não pode informar à linha de embalagem a quantidade de material de proteção a ser adicionada na próxima vez. Essas verificações de embalagem complementam o restante da lista de verificação de aprovação da amostra da embalagem , e o conteúdo de um pacote de aprovação específico varia de acordo com o projeto.

Anote o que reabre o processo de aprovação.

A aprovação não é permanente. Certas alterações fazem com que a embalagem retorne à fase de amostra: dimensões da embalagem, material da embalagem, código de barras ou dados SKU, quantidade ou marca da caixa, destino ou canal de distribuição e qualquer revisão da arte que altere o que o cliente lê.

Alterações menores, como um ajuste na redação de um cartão informativo, por exemplo, podem ser confirmadas com documentos atualizados ou uma fotografia, caso o comprador aceite essa opção. O momento em que a linha divisória é definida depende da abrangência da alteração, e não da proximidade da data de envio.

Mantenha um registro de versões com seis colunas: versão, alterações, SKU e mercado aplicáveis, quem aprovou, data e referência do documento. Pedidos subsequentes são iniciados a partir da última versão aprovada. Sem esse registro, o terceiro pedido perde silenciosamente o papel de seda e ninguém percebe até que o primeiro cliente abra a embalagem.

Verifique antes do envio e saiba o que o cheque não inclui.

Uma inspeção de embalagem compara a remessa com as especificações aprovadas. Dependendo do projeto, pode abranger o saco protetor, a caixa interna e a caixa master, a quantidade de produtos, a quantidade de caixas, o código de barras, a etiqueta do produto, a marca de envio, o cartão de instruções, a limpeza, o estado da caixa, a orientação do produto e a embalagem protetora.

Os problemas que surgem são sempre os mesmos: quantidade incorreta, etiqueta errada, código de barras ausente, caixa danificada, proteção insuficiente, direção de embalagem incorreta, produtos misturados ou marca de envio errada.

Nada disso é um teste de transporte. Se um canal de distribuição ou um cliente solicitar dados sobre quedas, vibrações ou compressão, isso requer um método acordado e um resultado registrado, organizado como um item separado. Observar uma caixa de papelão resistir a um teste de manuseio é uma observação útil, mas não deve ser registrada. A comparação final pertence ao restante da lista de verificação de controle de qualidade para embalagens personalizadas , onde a embalagem é apenas um item entre muitos.

Os Doze Campos

Estes são os campos que determinam se um orçamento de embalagem está correto. Envie-os uma única vez, em um único arquivo, na ordem abaixo.

Quando um campo estiver realmente aberto, marque-o como aberto com uma data em vez de deixá-lo em branco. Uma célula vazia leva a uma resposta padrão. Uma linha que diz "quantidade de caixas a ser confirmada assim que as dimensões da embalagem unitária forem definidas" informa a todos qual decisão ainda está pendente e a quem ela deve ser tomada.

Como a Pengtour avalia os requisitos de embalagem

Para projetos de sacolas costuradas sob medida, as opções de embalagem que podem ser avaliadas começam pela unidade: um saco plástico individual, embalagem protetora, um saco plástico impresso, uma caixa interna, uma caixa colorida, uma caixa de papel kraft ou uma caixa personalizada com impressão. Acima da unidade, encontram-se a caixa master, a etiqueta de envio, a etiqueta com código de barras, a etiqueta do produto, o cartão de instruções e a etiqueta de pendurar. A combinação ideal para um projeto depende das dimensões e do peso do produto, das exigências do varejo, das exigências do e-commerce, do método de envio, do público-alvo, da identidade visual da marca e do orçamento.

As dimensões exatas da embalagem, a quantidade e o peso das caixas são confirmados para cada pedido. O desenvolvimento da amostra pode incluir a confirmação da embalagem, e uma análise da amostra funcional da embalagem pode abranger rótulos, instruções, embalagens individuais e o método de acondicionamento na caixa. Caso haja alterações no tamanho da embalagem, geralmente é necessária uma nova confirmação da amostra, dependendo da extensão da mudança. A inspeção da embalagem pode ser realizada de acordo com as especificações aprovadas, e a inspeção ou os testes por terceiros podem ser discutidos separadamente.

Esta página não afirma três coisas. A embalagem, por si só, não torna uma remessa aceitável para um mercado, um varejista, um armazém ou uma autoridade alfandegária, pois essas regras são definidas pelo destinatário e estão sujeitas a alterações. Nenhuma propriedade ambiental é reivindicada para qualquer opção de embalagem, a menos que o projeto inclua o material e a documentação correspondente. Nenhum resultado de teste é reivindicado sem um método acordado e um resultado registrado. Os compradores fornecem os requisitos atuais do canal de distribuição e nós embalamos de acordo com as especificações por escrito.

Nossa linha de bolsas funcionais personalizadas abrange os formatos de organizadores para artigos de higiene pessoal, cosméticos, joias, primeiros socorros, medicamentos, esportes, viagens e eletrônicos, conforme descrito nesta lista. Para que seu plano de embalagem seja analisado em relação à bolsa que você está desenvolvendo, envie-nos o projeto da bolsa e os requisitos da embalagem, preenchendo os doze campos acima. Confirmaremos o que pode ser orçado agora e o que permanece em aberto.

Perguntas frequentes

É possível que um mesmo modelo de sacola utilize diferentes versões de embalagem no mesmo pedido?

Sim, e isso é comum quando um mesmo modelo atende tanto ao varejo quanto a um programa promocional. Cada versão precisa de seu próprio número de versão, sua própria amostra embalada aprovada e sua própria marcação na caixa. Se as duas versões compartilharem a mesma caixa, esta deve ser marcada com os dois SKUs e suas respectivas quantidades, ou o armazém de recebimento deve abrir todas as caixas para realizar a separação.

A personalização da embalagem altera a quantidade mínima de encomenda?

Isso pode acontecer por dois motivos. Componentes impressos ou embalados em caixas podem ter sua própria quantidade mínima de produção no fornecedor de embalagens, e cada versão adicional exige uma configuração separada antes do início da embalagem. O impacto depende do componente, do número de versões e da quantidade do pedido, portanto, é confirmado para cada projeto, e não cotado como uma regra. Nosso guia sobre como a embalagem afeta o cálculo da quantidade mínima de pedido (MOQ) aborda o restante desse cálculo.

Precisamos criar o design da etiqueta e do rótulo nós mesmos?

O layout pode ser criado a partir do seu texto e logotipo, e a inserção de um código de barras ou um painel de aviso é um processo mecânico simples. O conteúdo não é de nossa autoria. A redação exigida pelo mercado, o texto de composição e o número do código de barras registrado para o SKU são fornecidos pelo comprador. Envie o texto e os dados e, em seguida, trate o layout como algo a ser aprovado, e não como algo a ser delegado.

É possível alterar a embalagem após a realização do pedido?

Isso pode ser discutido, e a viabilidade depende da etapa em que o pedido se encontra. Uma alteração feita antes do pedido dos componentes da embalagem requer apenas uma atualização do documento. Uma alteração feita após a produção dos componentes impressos envolve a revisão de custos, prazos e, possivelmente, da amostra embalada. Alterações nas dimensões, material, código de barras ou quantidade de caixas são as que têm maior probabilidade de exigir uma nova confirmação.

Principais conclusões

• Defina o destino e o nível de embalagem antes de comparar preços, pois orçamentos de diferentes níveis não se referem ao mesmo produto.

• As dimensões da unidade fechada determinam a quantidade de caixas, e a quantidade de caixas determina o volume do frete; portanto, o tamanho da embalagem é uma decisão de custo, e não um detalhe de acabamento.

• O comprador detém os números de código de barras, a linguagem de marketing e os avisos; a fábrica detém o controle sobre a disposição dos dados, o material e a impressão. É fundamental documentar essa divisão, caso contrário, a lacuna será preenchida por suposições.

• Uma amostra embalada, produzida a partir de sacos reais acabados e aprovada por escrito com sua respectiva revisão, é a única referência que uma linha de embalagem pode utilizar.

• A verificação da embalagem na fábrica compara uma remessa com as suas especificações. Não se trata de um teste de transporte e nenhuma inspeção visual fornece dados sobre quedas ou vibrações.